内容証明という言葉は、一度は耳にしたことがあるも多いかと思います。
しかし、内容証明を具体的に理解できている人は、そう多くはありません。
内容証明には正しい書き方や注意点があり、また自分で作成するか行政書士に依頼するかによって費用が異なります。
本記事では、内容証明の書き方や注意点について解説し、自分で作成する場合と行政書士に依頼する場合の費用についても比較して説明します。
内容証明とは
内容証明とは、ある文書やデータを「いつ、だれが、どのような内容か」を公的に証明するための証拠となる書類のことです。
例えば、重要な契約書や報告書、発明のアイデア、画像や動画データ、保有する大切な情報を、後になって疑われたときに、それらを証明するために使われます。
また、内容証明は裁判などで証拠として提出されることも少なくありません。
一般的に、内容証明を発送するには、証明したい文書やデータを封筒に入れて郵便局に持参して発送し、その時点での日付や時刻を記載した控えを持ち帰って保管する方法が一般的です。
このように、封筒の封印を破らない限り、その文書やデータがその時点で存在していたことを証明することができます。
また、最近では、インターネット上でも内容証明を発送できるサービスがあります。
具体的には、専用のウェブサイトに文書やデータをアップロードすることで、印刷・照合・封入・封緘（ふうかん）し、内容証明を発送できるのです。
これらの方法によって、万が一訴訟などのトラブルが発生した場合、有効な証拠として利用できる可能性があります。
内容証明の書き方と注意点
内容証明の書き方と注意点については、以下の通りです。
内容証明の書き方
内容証明を正しく作成するためには、以下のポイントに注意する必要があります。
書類の内容
内容証明に記載する書類の内容は、証明したい事実が明確に示されていることが重要です。
また、事実を証明するための具体的な証拠も併せて添付することが望ましいでしょう。
書式
内容証明には、特定の書式が定められています。
用紙のサイズや枚数については、原則自由ではありますが、内容証明が複数枚になる場合、１部枚にホチキスでとじる必要があります。
書式に沿った正しい書き方を行うことで、証明書の信頼性を高めることができます。
署名と捺印
内容証明には、作成者の署名と発行者の捺印が必要です。
行政書士に依頼する場合は、行政書士の署名と捺印が入るため、法的な信頼性が高まります。
内容証明が複数枚の場合は、各ページに捺印、ページのつなぎ目には割印が必要です。
送付方法
内容証明は、発送時の封筒の状態や郵便局の窓口での手続き方法にも注意が必要です。
発送時に封を切られたり、ポストに投函された場合は証明が無効になってしまうため、配達証明などの付加サービスを利用して確実に送付することが望ましいでしょう。
以上のポイントに留意し、正確で信頼性の高い内容証明を作成することが重要です。
注意点
内容証明を作成する際には、以下の点に注意する必要があります。
内容の明確化
内容証明には、あくまでも事実に基づいた内容を記載する必要があります。
そのため、書類や証拠など、具体的な内容を明確に整理することが重要です。
記載事項の正確性
内容証明には、必要な事項を正確に記載する必要があります。
当然のことですが、情報に漏れや誤りがある場合、内容証明の証明力が低下してしまう可能性がありますので、注意が必要です。
日付と署名
内容証明には、作成日や発信元の署名が必要です。
これにより、誰がいつ作成したものかが明確になり、証明力が高まります。
保存期間の確認
内容証明は、証拠として大切な書類であるため、保存期間を確認する必要があります。
保存期間が過ぎると、内容証明の証明力が低下してしまう可能性があります。
これらのポイントに注意し、正確な内容証明を作成することが大切です。
内容証明を自分で作成する場合の費用
内容証明は、自分で作成することも可能です。
自分で作成した場合の費用について説明します。
文房具や印刷費
内容証明を自分で作成する場合、まず必要となるのが文房具や印刷費です。
具体的には、用紙、封筒、インクなどが必要です。
これらの費用は、1,000円程度で用意できることが一般的ですが、高品質な用紙やインクを使用する場合は、費用が上がることがあります。
郵便局の手数料
内容証明を郵送する際には、郵便局の手数料が発生します。
内容証明郵便の手数料は、通常、600円前後ですが、重量やサイズによって変動します。
また、書留料が別途必要となるため、合計で1,000円程度が目安となります。
時間コスト
自分で内容証明を作成する場合、時間コストも考慮する必要があります。
内容証明の作成や郵送にかかる手間や時間は、自身の仕事や家庭の時間を削ることになるため、これも費用として考えるべきです。
総費用の目安
内容証明を自分で作成する場合の総費用は、文房具や印刷費、郵便局の手数料、時間コストを合わせた金額となります。
一般的には、2000円から3000円程度が目安とされていますが、時間コストや用意する文房具の質によって異なります。
内容証明を行政書士に依頼する場合の費用
行政書士は、専門家として、内容証明の作成や送付を手助けしてくれる存在です。
内容証明を行政書士に依頼する場合の費用について説明します。
行政書士の料金
行政書士に内容証明を依頼する場合の費用は、以下の要素によって変動します。
- 行政書士の料金体系
- 内容証明の内容や難易度
- 交通費や郵送費
一般的に、行政書士は時間単位での料金設定や、固定料金制を採用しています。
内容証明作成にかかる費用は、1万円から3万円程度が相場とされていますが、依頼内容や行政書士によって異なるため、事前に料金を確認しておくことが重要です。
交通費や郵送費
行政書士によっては、交通費や郵送費が別途必要になる場合があります。
これらの費用は、実費が請求されることが一般的です。
また、内容証明の発行にかかる郵便局の手数料も忘れずに確認しておくことが重要です。
総費用の目安
内容証明を行政書士に依頼する際の総費用は、行政書士の料金、交通費、郵送費、郵便局の手数料を合わせた金額となります。
一般的には、2万円から5万円程度が目安とされていますが、依頼内容や行政書士によって異なるため、事前に見積もりをとっておくことが望ましいです。
内容証明を自分で作成するメリットとデメリット
内容証明を自分で作成するメリット
内容証明を自分で作成するメリットは以下のとおりです。
費用が安く済む
自分で内容証明を作成する場合、行政書士に依頼するよりも費用が安く済むことがほとんどです。
行政書士に依頼する場合は手数料がかかりますが、自分で作成する場合は手数料がかからないため、費用面でのメリットがあります。
早く作成できる
行政書士に依頼する場合は、行政書士のスケジュールや手続きなどによって作成に時間がかかる場合があります。
一方、自分で作成する場合は、自分の都合に合わせて作成することができるため、時間的なメリットがあります。
内容証明を自分で作成するデメリット
内容証明を自分で作成するデメリットは以下のとおりです。
書き方が分からない場合がある
内容証明の書き方については、正しい書き方やポイントを把握している必要があります。
自分で作成する場合には、書き方が分からなかったり、書類の不備があったりすると、内容証明が無効になる可能性があります。
自己責任で作成する必要がある
自分で作成した内容証明が正式なものとして認められるためには、自己責任で正しい手続きを行う必要があります。
誤った手続きや書類不備などがあった場合には、責任が自分にあることに留意する必要があります。
以上が、自分で内容証明を作成する場合のメリットとデメリットになります。
自分で作成する場合は、正しい書き方やポイントを把握し、自己責任で正式な内容証明を作成する必要があります。
内容証明を行政書士に依頼するメリットとデメリット
内容証明を行政書士に依頼するメリット
内容証明を行政書士に依頼するメリットは以下のとおりです。
専門知識と経験を活かしたアドバイスが受けられる
行政書士は法律に詳しい専門家であり、内容証明の作成に必要な情報や手順についてアドバイスを受けることができます。
そのため、自分で手続きを行う場合よりも適切な内容証明を作成することができます。
手続きが煩雑でない
自分で作成する場合は、必要な書類や手続きを一から調べて行う必要がありますが、行政書士に依頼することで手続きが簡略化されます。
信頼性が高い
行政書士が作成する内容証明は、法的な問題が発生した場合に信頼性が高く、裁判所でも認められることが多いです。
価格が明確で費用対効果の高い
行政書士に依頼する場合は、事前に見積もりを出してもらえるため、費用の見積もりが明確になります。
行政書士は書類作成や手続きに精通しているため、スムーズに進められます。
これにより、手続きミスやトラブルを避け、時間と手間を節約できるため、費用対効果が高いと言えます。
内容証明を行政書士に依頼するデメリット
内容証明を行政書士に依頼するデメリットは以下のとおりです。
費用がかかる
自分で作成する場合よりも、行政書士に依頼する場合は費用がかかります。
依頼するまでの時間がかかる
行政書士に依頼する場合、依頼から完成までの期間がかかることがあります。
信頼できない行政書士に当たる可能性がある
行政書士は国家資格ではありますが、中には信頼できない行政書士も存在します。
以上が、内容証明を行政書士に依頼する場合のメリットとデメリットです。
自分で作成する場合と比較し、費用はかかるものの、専門家のアドバイスや信頼性、手続きの簡略化が期待できます。
一方で、依頼するまでの時間がかかることや、信頼できない行政書士に当たる可能性があることにも注意が必要です。
まとめ
本記事では、内容証明の書き方と注意点、行政書士に依頼する場合の費用について解説しました。
内容証明は自分で作成することも可能ですが、専門的な知識や経験に基づくアドバイスを受けられるため、より適切な内容証明が作成できるでしょう。
そのため、費用はかかりますが、内容証明作成のプロである行政書士に依頼することをおすすめします。
最後に、内容証明を行政書士に依頼する際には、信頼できる行政書士を選ぶことが重要です。
適切な手続きやアドバイスを受けることができる行政書士を選ぶことで、手続きをスムーズに進めることができます。
